Zarządzenie Nr 195/20
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 4 czerwca 2020 r.
w sprawie szczegółowego określenia odpisów aktualizujących wartość należności w Urzędzie Miasta Siemiatycze

Na podstawie art.33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U.z 2020 r. poz 713), art.35 b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 roku poz. 351, poz.1495, poz.1571, poz. 1655, poz.1680, Dz. U. z 2020 roku poz.568, ), § 10 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342).

§ 1. Ustala się następujące zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartość należności w Urzędzie Miasta Siemiatycze:
I. Postanowienia ogólne
1. Odpisów aktualizujących wartość należności dokonuje się w przypadkach określonych w art.35 b ust.1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, w odniesieniu do:
a) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu,
b) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,
c) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna,
d) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego,
e) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców.
II. Zasady dokonywania odpisów aktualizujących należności.
1. Odpisy aktualizujące wartość należności ustala się indywidualnie dla poszczególnych rodzajów należności lub kontrahentów na podstawie przeprowadzonej analizy poszczególnych kontrahentów, która powinna uwzględniać przyczyny zwłoki, ewentualne problemy finansowe dłużnika, dotychczasową i obecną współpracę, posiadane zabezpieczenie. Za wysoki stopień prawdopodobieństwa nieściągalności, o którym mowa w ust.1 pkt e przyjmuje się negatywny wynik postępowania egzekucyjnego w stosunku do całości lub części należności.
2. Dokonuje się odpisu aktualizującego również na należności wątpliwe z tytułu naliczonych odsetek.
3. Do należności określonych w ust.1  pkt. a – d stosuje się zasadę - 100 % odpisu aktualizującego. Sposób odpisu aktualizującego wartość należności określa załącznik Nr 2 niniejszego zarządzenia.
4. Do należności określonych w ust. 1 pkt. e stosuje się następujące zasady:
a) odpisom aktualizującym podlegają należności z tytułu:
᠆ podatków i opłat,
᠆ należności cywilnoprawnych,
b) w przypadku zalegania z płatnością:
᠆ powyżej 1 roku do 2 lat – odpis aktualizujący w wysokości 50 % należności stosując Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia,
᠆ powyżej 2 lat – odpis aktualizujący w wysokości 100 % należności stosując Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
5. Wszystkich powyższych czynności dokonują poszczególni pracownicy odpowiedzialni za windykację należności w oparciu o posiadaną dokumentację w zakresie prowadzonej windykacji.
6. Odpisów aktualizujących wartość należności danego roku pracownicy dokonują raz w roku w terminie do końca miesiąca lutego roku następnego, wg stanu na dzień 31 grudnia każdego roku. Jednakże mając na uwadze zasadę ostrożnej wyceny, odpisy aktualizujące wartość należności powinny również uwzględniać istotne z punktu widzenia bilansu jednostki, przypadki, które wystąpiły po dniu bilansowym, ale zostały ujawnione do dnia dokonania odpisów aktualizujących; tj. do końca lutego roku następnego, np. wpłata znacznej kwoty należności, upadłość przedsiębiorcy, likwidacja itp.
7. Ww. pracownicy sporządzają wykaz zaległych należności według stanu na dzień 31 grudnia roku kalendarzowego w podziale na poszczególne rodzaje należności. Na podstawie sporządzonego wykazu dokonują wyliczenia kwoty odpisu aktualizującego za dany rok w podziale na poszczególne rodzaje należności. Następnie dokonują porównania wyliczonej kwoty odpisu aktualizującego ze stanem końcowym odpisów za rok poprzedni. Wyliczoną różnicę ujmują w odpowiednim dokumencie księgowym odpowiednio jako zwiększenia lub zmniejszenia odpisów aktualizujących.
8. Podstawą do ujęcia odpisów aktualizujących wartość należności w księgach rachunkowych jest wewnętrzny dokument księgowy – „Nota księgowa”, wystawiona w dwóch egzemplarzach przez pracownika odpowiedzialnego za windykację w oparciu o wyliczone wartości określone w załącznikach do niniejszego zarządzenia.
9. Do ewidencji odpisów aktualizujących służy konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Ewidencja szczegółowa do tego konta zapewnia ustalenie odpisów aktualizujących od każdego rodzaju należności.
10. Dokonane odpisy aktualizujące wartość należności mają znaczenie wyłącznie dla celów bilansowych. Dokonanie odpisów aktualizujących wartość należności nie ma żadnego wpływu na wartość należności wykazywanych w księgach rachunkowych na kontach 221 oraz 226. Należność nadal będzie figurować na koncie rozrachunkowym 221 i będzie podlegać wykazaniu w sprawozdaniu Rb -27S.
11. W przypadku, gdy odpisy aktualizujące wartość należności na koniec bieżącego roku są wyższe niż za rok ubiegły, księguje się je na koncie 290 w korespondencji z następującymi kontami:
᠆ 720 przychody z tytułu dochodów budżetowych,
᠆ 751 koszty finansowe – dotyczące odsetek od należności wątpliwych,
᠆ 761 pozostałe koszty operacyjne – dotyczące pozostałych dochodów,
᠆ 851 zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – dotyczące należności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
᠆ 962 wynik na pozostałych operacjach – kwota udzielonej pożyczki,
᠆ 909 rozliczenia międzyokresowe – kwota odsetek od udzielonej pożyczki,
᠆ na rzecz innych jednostek obciążają zobowiązania wobec tych jednostek.
12. Należności umorzone, przedawnione lub z udokumentowanym brakiem ściągalności, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartości lub dokonano odpisów aktualizujących w niepełnej wysokości, księguje się zgodnie z zasadami zapisanymi w punkcie 11.
13. Dokonane odpisy aktualizujące wartość należności pomniejsza o wartość otrzymanych wpływów z tytułu tych należności w terminach określonych dla dokonania odpisu tj. na koniec roku budżetowego.
14. Należności umorzone, przedawnione lub z udokumentowanym brakiem ściągalności zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.
15. W przypadku, gdy odpisy aktualizujące wartość należności na koniec bieżącego roku są niższe niż w roku ubiegłym, księguje się je na koncie 290 w korespondencji z następującymi kontami:
᠆ 720 przychody z tytułu dochodów budżetowych ,
᠆ 750 przychody finansowe,
᠆ 760 pozostałe przychody operacyjne,
᠆ 851 zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
᠆ 962 wynik na pozostałych operacjach w związku z wpłatą części lub całości udzielonej pożyczki
16. W przypadku wyksięgowania należności, (dla której wcześniej dokonano odpisu aktualizującego), związanej z takimi zdarzeniami jak min. wpłata kwoty należności, upadłość przedsiębiorcy, likwidacja itp., kwota należności podlega zaliczeniu odpowiednio na następujące konta zespołu 2:
᠆ należności z tytułu dochodów budżetowych (konto 221),
᠆ należności finansowe (konto 250) w związku z odpisaniem należności dot. udzielonych pożyczek przez Gminę z powodu nieściągalności, umorzenia lub przedawnienia.
17. Dokonanie odpisów aktualizujących wartość należności nie zwalnia od działań zmierzających do wyegzekwowania tych należności.

Burmistrz
Piotr Siniakowicz