ZARZĄDZENIE NR 289/2013
BURMISTRZA MIASTA SIEMIATYCZE
z dnia 5 lutego 2013 r.

w sprawie zasad wydawania materiałów promocyjnych Miasta Siemiatycze znajdujących się w Urzędzie Miasta Siemiatycze

Na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220 , Nr 62, poz. 558 , Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 oraz Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz.1458, z 2009 r. Nr 52 ,poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz.142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281 oraz z 2012 r. poz. 567 , z 2013 r. poz. 153) zarządza się co następuje:

§ 1. Wprowadza się zasady wydawania materiałów promocyjnych Miasta Siemiatycze znajdujących się w Urzędzie Miasta Siemiatycze w brzmieniu ustalonym w Załączniku do Zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta Siemiatycze
Piotr Siniakowicz

Załącznik do Zarządzenia Nr 289/2013
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 5 lutego 2013 r.

Zasady wydawania materiałów promocyjnych Miasta Siemiatycze znajdujących się w Urzędzie Miasta Siemiatycze

Materiałami promocyjnymi określa się wydawnictwa drukowane (albumy, foldery, ulotki, broszury, informatory, mapy, plany miasta, plakaty, kalendarze) lub multimedialne (np. filmy) o treści promującej walory inwestycyjno-gospodarcze, turystyczne, kulturowe oraz infrastrukturę rekreacyjno-sportową Siemiatycz, opatrzone m.in. w herb miasta. Materiały promocyjne to także akcesoria promocyjne takie jak koszulki, czapeczki, znaczki, kubki, długopisy, notesy itp.

Ustala się następujący tryb gospodarowania materiałami promocyjnymi znajdującymi się w Urzędzie Miasta Siemiatycze:

1) dysponentem materiałów i akcesoriów promocyjnych jest Burmistrz Miasta Siemiatycze.

2) materiały i akcesoria promocyjne wydawane są bezpłatnie organizatorom projektów mających znaczenie dla promocji miasta: targi międzynarodowe i krajowe, misje gospodarcze, wizyty inwestorów, imprezy kulturalne i sportowe, wymiany młodzieżowe z zagranicą itp.

3) materiały i akcesoria promocyjne przeznaczone są przede wszystkim na realizację przedsięwzięć o charakterze promocyjnym, a także na potrzeby reprezentacji i promocji miasta realizowane bezpośrednio przez Burmistrza Miasta Siemiatycze.

4) wniosek o wydanie materiałów promocyjnych, którego wzór stanowi załącznik do niniejszych zasad należy opatrzyć pieczątką i podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy.

5) wnioski można składać osobiście w kancelarii ogólnej Urzędu Miasta Siemiatycze (parter); pocztą na adres: Urząd Miasta Siemiatycze, ul. Pałacowa 2, 17-300 Siemiatycze.

6) wnioski są rozpatrywane w terminie do 7 dni od daty złożenia wniosku.

7) procedura kończy się wydaniem materiałów promocyjnych w siedzibie Urzędu Miasta Siemiatycze bądź informacją o odmowie wydania materiałów promocyjnych.

8) Urząd Miasta Siemiatycze nie prowadzi wysyłki materiałów promocyjnych.

9) informacje w sprawie wydania oraz odbiór materiałów promocyjnych odbywa się w godzinach pracy Urzędu Miasta - w Referacie Promocji, Rozwoju Gospodarczego i Funduszy Pomocowych UM Siemiatycze (PR), tel. 85 65 65 808.

10) Fakt wydania materiałów promocyjnych odnotowany będzie każdorazowo w prowadzonym do tych celów rejestrze. Rejestr wydanych materiałów promocyjnych powinien zawierać m.in. następujące dane:

a) datę wydania materiałów i akcesoriów promocyjnych,

b) rodzaj wydawanych materiałów promocyjnych,

c) ilość wydawanych materiałów i promocyjnych,

d) określenie jednostki lub osoby dla której są wydawane materiały i akcesoria promocyjne,

e) podpis osoby odbierającej materiały promocyjne.

11) w zależności od stanu magazynowego zastrzega się możliwość wydania mniejszej ilości materiałów niż zamawiana, jak również mogą być dokonane zmiany dotyczące ich rodzaju.

12) wnioskodawca zobowiązany jest do przedłożenia w Referacie PR sprawozdania z realizacji projektu promocyjnego, w który zaangażowane zostały materiały uzyskane z Urzędu Miasta Siemiatycze. Niezłożenie sprawozdania w terminie do 3 dni od zakończenia projektu, może skutkować odmową wydania materiałów promocyjnych w przypadku ponownego ubiegania się o ich wydanie.

13) tworzy się rezerwę w wysokości 30 % całkowitej ilości zakupionych materiałów promocyjnych, pozostającą do wyłącznej dyspozycji Burmistrza Miasta Siemiatycze.

14) w szczególnych przypadkach możliwa jest ekwiwalentna wymiana materiałów i akcesoriów promocyjnych pomiędzy Miastem Siemiatycze, a innymi instytucjami posiadającymi takie materiały, które mogą być wykorzystane w promocji miasta. W takim przypadku fakt dokonania zamiany powinien być udokumentowany na piśmie.

Wzór wniosku o wydanie materiałów promocyjnych

Siemiatycze, dn.………………………

…………………………………………………

imię i nazwisko/firma

………………………………………………...

adres zamieszkania/siedziba

……………………………………………........

tel. kontaktowy

Burmistrz Miasta Siemiatycze

Wniosek o wydanie materiałów promocyjnych

Przeznaczenie materiałów promocyjnych, nazwa i krótki opis przedsięwzięcia

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Termin i miejsce realizacji przedsięwzięcia

……………………………………………………………………………………………….…. …….

Rodzaj, ilość materiałów, o które występuje wnioskodawca (np. ulotki, foldery, mapki, drobne gadżety, inne akcesoria promocyjne itp.)

…………………………………………………………………………………………………............

…………………………………………………………………………………………………. ……..

Krótkie sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia (ew. z materiałem fotograficznym) przedstawię w terminie do 3 dni od daty zakończenia imprezy.

………………………………………….

(podpis wnioskodawcy, pieczątka)

Materiały ………........................................................................................................................................

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

odebrał/a: …...............................................................................................................................................

Materiały wydał/a ….................................................. dn. ….....................................................................