Zarządzenie Nr 377/21
Burmistrza Miasta Siemiatycze

z dnia 8 grudnia 2021 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania dofinansowania projektu "Rewitalizacja terenów nabrzeży nad Zalewem nr 1 w Siemiatyczach"

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372; zm.: poz.1834) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu "Rewitalizacja terenów nabrzeży nad Zalewem nr 1 w Siemiatyczach" z programu Rządowy Funduszu Polski Ład: Program Inwetycji Strategicznych, zwany dalej Zespołem w składzie:

1) kierownik zespołu - Krzysztof Leszczyński

2) zastępca kierownika zespołu - Agnieszka koc

3) koordynator ds. finansowych - Joanna Charyton

4) koordynator ds. rozliczenia i monitoringu - Grzegorz Twarowski

5) koordynator ds. technicznych - Piotr Nielipiński

6) koordynator ds. technicznych - Mirosław Krzewicki

§ 2. Zasady funkcjonowania Zespołu zawarte są w Regulaminie stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Zespół rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 4. Zespół powołuje się na okres trwania realizacji projektu, a także na czas zachowania jego trwałości.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz
mgr Piotr Siniakowicz

Załącznik do zarządzenia Nr 377/21
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 8 grudnia 2021 r.

Regulamin Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania dofinansowania projektu "Rewitalizacja terenów nabrzeży nad Zalewem
nr 1 w Siemiatyczach"

§ 1. Przedmiotem działań Zespołu jest całokształt prac związanych z przygotowywaniem i wdrażaniem projektu "Rewitalizacja terenów nabrzeży nad Zalewem nr 1 w Siemiatyczach" z programu Rządowy Funduszu Polski Ład: Program Inwetycji Strategicznych, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne oraz pełnienie funkcji opiniodawczo-doradczej dla Burmistrza miasta w przedmiotowym zakresie. Zadania Zespołu, to w szczególności przygotowanie, realizacja i rozliczenie projektu zgodnie z postanowieniami wstępnej promesy nr 01/2021/8195/PolskiLad

§ 2. Kierownik projektu odpowiada za:

1) terminową realizację projektu;

2) zapewnienie koordynacji pomiędzy wszystkimi fazami realizacji projektu;

3) realizowanie Projektu poprzez zarządzanie i kontrolę w zakresie rzeczowym zgodnie Harmonogramem rzeczowo-finansowym;

4) monitorowanie zmian w projekcie oraz kontrolę realizacji, koordynowanie czynności związanych z wydatkowaniem środków w tym zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych;

5) nadzór na wyłonieniem inspektora nadzoru inwestorskiego;

6) weryfikowanie faktur pod względem zgodności danych rzeczowo-finansowych oraz kontrolę zgodności faktur pod względem merytorycznym;

7) nadzór nad odbiorem prac wykonanych przez wykonawcę(-ów);

8) zapewnienie warunków i nadzór nad przechowywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu tj. wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami, umowy o dofinansowanie Projektu, sprawozdania, harmonogramów, wniosków o płatność, korespondencji związanej z projektem i innych;

9) podział zadań między członkami zespołu.

§ 3. Zastępca kierownika projektu odpowiada za:

1) współpracę z Kierownikiem projektu i innymi członkami Zespołu w celu sprawnej realizacji Projektu i jego rozliczenia;

2) wykonanie zadań wskazanych przez Kierownika projektu;

3) wspomaganie Kierownika przy realizacji wszystkich faz projektu;

4) nadzór zmian w projekcie w przypadku korekt planu oraz kontrolę realizacji;

5) przygotowanie i realizacji postępowań w ramach zamówień publicznych;

6) opracowanie dokumentacji przetargowej, w tym przygotowanie OPZ oraz warunków wyboru wykonawcy(-ów);

7) koordynacja przygotwania i rozliczeń umów z projektu i programu;

8) pomoc przy działaniach informujących i promujących podejmowanym we współpracy z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta.

§ 4. Koordynator ds. rozliczenia i monitoringu odpowiada za:

1) sporządzanie sprawozdań z rzeczowej realizacji Projektu;

2) zgłaszanie Kierownikowi projektu ewentualnych problemów z realizacją inwestycji;

3) współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;

4) kontakt z Instytucją Zarządzającą w tym informowanie o zmianach w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie lub zagrożeniach dla realizacji Projektu w sposób, jaki ustalono w umowie o dofinansowanie;

5) udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;

6) sporządzanie wniosków sprawozdawczych i o płatność oraz ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej;

7) gromadzenie i przechowywanie dokumentów dot. Projektu;

8) działania informacyjne i promocyjne podejmowane w okresie realizacji projektu;

9) weryfikowanie pod względem finansowym przygotowanych wniosków o płatność;

10) opisywanie dowodów księgowych, kontrolę poprawności ich wystawienia pod kątem zgodności z umową;

11) terminowe i kompletne przekazywanie dokumentów księgowych wraz z załącznikami do Referatu Finansowo-Budżetowego – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki.

§ 5. Koordynator ds. technicznych odpowiada za:

1) bieżącą współpracę z inspektorem(ami) nadzoru i wykonawcą(-ami);

2) przygotowanie i przeprowadzenie postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy(-ów) robót budowlanych oraz inspektora(-ów) nadzoru inwestorskiego odpowiednio dla branż wynikająych z zadania inwestycyjnego;

3) zgłaszanie Kierownikowi projektu ewentualnych problemów z realizacją inwestycji;

4) przygotowanie dokumentacji potrzebnej do wyłonienia inspektora nadzoru inwestorskiego;

5) akceptację realizacji prac wykonanych przez wykonawcy(-ów);

6) udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;

7) kontrolę prawidłowości wykonania zakresu inwestycji zgodnie z projektem budowlanym;

8) zgłaszanie Kierownikowi projektu stwierdzonych nieprawidłowości lub wątpliwości związanych z realizacją inwestycji.

§ 6. Koordynator ds. finansowych odpowiada za:

1) współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;

2) przygotowanie planu finansowego Urzędu Miasta w zakresie dochodów i wydatków w ramach Projektu;

3) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu Miasta związanych z uzyskaniem dotacji z budżetu państwa w ramach Projektu;

4) kontrolę zgodności operacji finansowych z planem finansowym i dokonywanie niezbędnych korekt planu finansowego;

5) składanie wyjaśnień, uzupełnianie dokumentów i przekazywanie informacji w zakresie dokonywanych w ramach Projektu operacji finansowych na każde żądanie instytucji Zarządzającej, a także w toku prowadzonych kontroli Projektu;

6) nadzór nad przepływami finansowymi w ramach Projektu w celu zapewnienia środków na jego terminową realizację;

7) stworzenie planu kont na potrzeby Projektu;

8) prowadzenie prawidłowego zaangażowania wydatków w ramach Projektu;

9) przygotowanie i realizację wszelkich płatności-przelewów bankowych w ramach Projektu;

10) prowadzenie kontroli pod względem formalno-rachunkowym dokumentów;

11) prowadzenie księgowań dowodów księgowych;

12) przygotowanie dokumentów księgowych niezbędnych do rozliczeń wydatków w ramach Projektu;

13) opisywanie dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami Projektu i polityką rachunkowości obowiązującą u Beneficjenta;

14) prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i dochodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, umożliwiającej identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem;

15) sporządzanie sprawozdań z finansowych;

16) przygotowywanie wydruków z informatycznej ewidencji księgowej oraz z bankowości elektronicznej, stanowiących załączniki do składanych wniosków o płatność;

17) przechowywanie i archiwizacja wszelkich dowodów księgowych zrealizowanych w ramach projektu w formie papierowej.