ZARZĄDZENIE Nr 379/14
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 15 stycznia 2014 roku

w sprawie: powołania Zespołu Zarządzającego Projektem pn.: „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie gminy Miasto Siemiatycze ” współfinansowanym przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Priorytet VIII: Społeczeństwo informacyjne - zwiększenie innowacyjności gospodarki, Oś priorytetowa 8. Społeczeństwo Informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – e-Inclusion

Na podstawie art. 30 ust. 1 oraz art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 08 marca 1990 roku „o samorządzie gminnym" (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, 645, 1318) , zarządzam co następuje:

§1

Powołuję Zespół Zarządzający Projektem Pt. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu na terenie gminy Miasto Siemiatycze” nr POIG/08.03.00-20-206/13 współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, Priorytet VIII: Społeczeństwo informacyjne - zwiększenie innowacyjności gospodarki, Oś priorytetowa 8. Społeczeństwo Informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – e-Inclusion w skład którego wchodzą:

1. Małgorzata Suchota - Koordynator Projektu;
2. Małgorzata Kowalczyk – Specjalista ds. rozliczeń Projektu;
3. Dariusz Prochowicz - Informatyk Projektu.

§2

Do zadań poszczególnych członków Zespołu Zarządzającego Projektem, w szczególności należy:

1. Koordynator Projektu:
   • koordynacja działań zaplanowanych w Projekcie, zgodnie z harmonogramem realizacji Projektu, z zawartą umową o dofinansowanie Projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz przepisami krajowymi i unijnymi.
   • prowadzenie biura Projektu,
   • prowadzenie stałego nadzoru nad pracą kadry zatrudnionej do realizacji Projektu,
   • koordynacja przygotowania i przeprowadzenia zamówień zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych,
   • nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonaniem umów zawartych w ramach projektu,
   • terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z przygotowaniem załączników, w części dotyczącej postępu merytorycznego z realizacji projektu,
   • aktualizacja harmonogramu rzeczowo -finansowego i planu finansowania Projektu,
   • sporządzanie okresowych raportów z przebiegu realizacji Projektu i przekazywanie ich do WWPE,
   • monitorowanie osiąganych wskaźników wraz z przygotowaniem raportów z ich osiągnięcia,
   • monitorowanie prawidłowości przeprowadzania postępowań przetargowych zgodnie z obowiązującą ustawą PZP,
   • utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunami Projektu w Instytucji Wdrażającej, informowanie na bieżąco o zaistniałych problemach w trakcie realizacji Projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów.
   • reprezentowanie Wnioskodawcy wobec osób trzecich w zakresie powierzonych spraw,
   • nadzór nad wszystkimi działaniami podejmowanymi w Projekcie,
   • nadzór nad wydatkami związanymi z realizacją Projektu,
   • podejmowanie decyzji związanych z ewentualną modyfikacją Projektu,
   • prowadzenie bieżącej ewaluacji Projektu,
   • kompletowanie i archiwizowanie dokumentacji Projektowej,
   • przeprowadzenie akcji promocyjnej Projektu.
2. Specjalista ds. rozliczeń :
   • założenie i prowadzenie wyodrębnionego na potrzeby Projektu konta bankowego,
   • stworzenie planu kont na potrzeby Projektu,
   • czuwanie nad bieżącymi przepływanymi finansowymi w projekcie w celu zapewnienia środków na jego planową i terminową realizację
   • ewidencjonowanie księgowe wszystkich kosztów związanych z realizacją Projektu,
   • opisywanie księgowe wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacja Projektu,
   • terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z przygotowaniem załączników, w części dotyczącej postępu finansowego realizacji projektu,
   • sporządzanie raportów finansowych
   • przygotowywanie wydruków z kont księgowych, stanowiących załączniki do składanych wniosków o płatność,
   • nadzór nad końcowym rozliczeniem Projektu.
3. Informatyk - Specjalista ds. technicznych
   • uczestnictwo w przygotowaniu dokumentacji przetargowej - SIWZ, w tym przygotowanie wniosku wraz z załącznikami niezbędnymi do wszczęcia procedury przetargowej
   • kontrola dostarczonego sprzętu komputerowego i oprogramowania (protokół zdawczo-odbiorczy dostawy),
   • kontrola przekazywania sprzętu komputerowego i oprogramowania dla beneficjentów Ostatecznych (BO) Projektu (protokoły przekazania),
   • kontrola podłączonego do BO Internetu (protokół odbioru usługi),
   • nadzór nad prawidłowym wykonanie usług dostarczania Internetu do BO
   • stworzenia elektronicznej bazy danych wszystkich BO Projektu,
   • stworzenie elektronicznych „Kart" dla każdego BO, na których będą ewidencjonowane wszystkie zdarzenia z przebiegu realizacji Projektu, w odniesieniu do konkretnego gospodarstwa domowego/jednostki podległej Wnioskodawcy (np. odnotowane trudności z obsługą sprzętu, usterki sprzętu i oprogramowania, zakres udzielonej pomocy),
   • wsparcie techniczne dla BO Projektu w formie „Pulpitu zdalnego" - usuwania drobnych usterek programu i sprzętu, spowodowanych błędami użytkowników w ich obsłudze. Opcja ta pozwala na przywrócenie sprawności systemu i sprzętu, bez konieczności wyjazdu do BO,
   • bezpośredni kontakt z uczestnikami Projektu i pomoc w obsłudze technicznej sprzętu i oprogramowania,
   • systematyczny monitoring bezpośredni, dotyczący bezpieczeństwa i wykorzystania sprzętu i Internetu zgodnie z celami działania 8.3 POIG, przez wszystkich BO Projektu, zgodnie z przyjętym harmonogramem wizyt monitoringowych
   • prowadzenie spraw związanych z obsługą techniczną sprzętu, w tym: zgłaszanie przeglądów technicznych, prowadzenie spraw związanych z naprawami gwarancyjnymi (zgłaszanie, odbiór),
   • realizacja warunków zawartej umowy ubezpieczeniowej a w szczególności monitoring realizacji ubezpieczenia sprzętu, zgłaszanie szkód, obsługa likwidacji szkód.

§3

Zespół Zarządzający Projektem rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§4

Zespół Zarządzający Projektem zakończy pracę z chwilą zakończenia wszystkich działań projektowych.

§5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrza Miasta Siemiatycze
mgr Piotr Siniakowicz