Zarządzenie Nr 384/21
Burmistrza Miasta Siemiatycze

z dnia 20 grudnia 2021 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania dofinansowania projektu "Cyfrowa gmina"

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372; zm.: poz.1834) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu grantowego "Cyfrowa gmina" w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa V Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU, działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia, zwany dalej Zespołem w składzie:

1. koordynator projektu - Grzegorz Twarowski
2. członek zespołu ds. informatycznych - Dariusz Prochowicz
3. członek zespołu ds. ochrony danych osobowych - Jarosław Kiczko
4. członek zespołu ds. podatków lokalnych - Małgorzata Sawicka
5. członek zespołu ds. gospodarki odpadami - Agata Androsiuk
6. członek zespołu ds. zamówień publicznych - Agnieszko Koc
7. członek zespołu ds. serwisu internetowego - Katarzyna Prochowicz
8. członek zespołu ds. finansowych - Joanna Charyton

§ 2. Zasady funkcjonowania Zespołu zawarte są w Regulaminie stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Zespół rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 4. Zespół powołuje się na okres trwania realizacji projektu, a także na czas zachowania jego trwałości.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz
mgr Piotr Siniakowicz

Załącznik do zarządzenia Nr 384/21
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 20 grudnia 2021 r.

Regulamin Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania dofinansowania projektu "Cyfrowa gmina"

§ 1. Przedmiotem działań Zespołu jest całokształt prac związanych z przygotowywaniem i wdrażaniem projektu grantowego "Cyfrowa gmina" w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa V Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU, działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne oraz pełnienie funkcji opiniodawczo-doradczej dla Burmistrza miasta w przedmiotowym zakresie. Zadania Zespołu, to w szczególności przygotowanie, realizacja i rozliczenie projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o powierzenie grantu nr 3365/1/2021

§ 2. Koordynator projektu odpowiada za:

1. terminową realizację projektu;
2. zapewnienie koordynacji pomiędzy wszystkimi fazami realizacji projektu;
3. monitorowanie zmian w projekcie oraz kontrolę realizacji, koordynowanie czynności związanych z wydatkowaniem środków;
4. kontakt z Instytucją Zarządzającą w tym informowanie o zmianach w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie lub zagrożeniach dla realizacji Projektu w sposób, jaki ustalono w umowie o dofinansowanie;
5. przekazywanie wniosków sprawozdawczych i o płatność oraz ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej;
6. pomiar wartości wskaźników osiągniętych w wyniku realizacji Projektu, zamieszczonych we Wniosku o przyznanie Grantu;
7. zapewnienie warunków i nadzór nad przechowywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu;
8. weryfikowanie pod względem merytorycznym przygotowanych wniosków o płatność;
9. opisywanie dowodów księgowych, kontrolę poprawności ich wystawienia pod kątem zgodności z umową;
10. promocję projektu zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
11. podział zadań między członkami zespołu;
12. przedkładanie, w okresie utrzymania efektów Projektu przez minimum 2 lata od zakończenia Projektu oraz w okresie jego trwałości (jeśli dotyczy), informacji o osiągniętych wskaźnikach na żądanie Operatora, Beneficjenta lub Instytucji Zarządzającej POPC.

§ 3. Członek zespołu ds. informatycznych odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji projektu;
2. wdrożenie techniczne poszczególnych elementów projektu;
3. współpraca z firmą doradczą w zakresie przygotowania przedmiotu zamówienia;
4. współpraca z wykonawcami przedmiotu zamówienia w zakresie wdrażania poszczególnych elementów projektu;
5. rozliczenie umów w ramach realizacji projektu;
6. udział przy odbiorach sprzętu w ramach realizacji projektu oraz kontrola zgodności pod względem formalnym i ilościowym;
7. terminowe i kompletne przekazywanie dokumentów księgowych wraz z załącznikami związanych z zakupami w ramach projektu, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki;
8. zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją projektu;
9. współpracę z innymi członkami zespołu w zakresie prawidłowego wykonania projektu.

§ 4. Członek zespołu ds. ochrony danych osobowych odpowiada za:

1. przestrzeganie zasad wskazanych w paragrafie 9 umowy o powierzenie grantu, w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) podczas przetwarzaniu danych osobowych w trakcie realizacji projektu "Cyfrowa gmina";
2. zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO;
3. prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami powierzanie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją Projektu;
4. przygotowanie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych - zgodnej z RODO - przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych;
5. prowadzenie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO;
6. przestrzeganie zasady stosowania imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
7. wykonywanie wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO;
8. współpracę z Grantodawcą w zakresie kontroli lub audytu zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z RODO, Ustawą o ochronie danych osobowych lub Umową o powierzenie grantu;
9. prawidłową ochronę danych osobowych przetwarzanych w nowych elektronicznych systemach w ramach realizacji Projektu.

§ 5. Członek zespołu ds. podatków lokalnych odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji projektu;
2. współpracę z firmą doradczą oraz członkiem zespołu ds. informatycznych w zakresie uruchomienia e-usług w Portalu Mieszkańca dotyczących podatków lokalnych;
3. wsparcie merytoryczne podczas prac związanych z modernizacją systemu obsługi podatków i opłat lokalnych oraz uruchomieniem e-usług w Portalu Mieszkańca;
4. uruchomienie e-usług w Portalu Mieszkańca dotyczących podatków lokalnych;
5. terminowe i kompletne przekazywanie Koordynatorowi projektu dokumentacji związanej z wdrożeniem e-usług w ramach projektu;
6. zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją projektu;
7. współpracę z innymi członkami zespołu pod względem prawidłowego wykonania projektu.

§ 6. Specjalista ds. gospodarki odpadami odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji projektu;
2. współpracę z firmą doradczą oraz członkiem zespołu ds. informatycznych w zakresie uruchomienia e-usług w Portalu Mieszkańca dotyczących gospodarki odpadami komunalnymi;
3. wsparcie merytoryczne podczas prac związanych z modernizacją systemu obsługi podatków i opłat lokalnych oraz uruchomieniem e-usług w Portalu Mieszkańca;
4. uruchomienie e-usług w Portalu Mieszkańca dotyczących gospodarki odpadami komunalnymi;
5. terminowe i kompletne przekazywanie Koordynatorowi projektu dokumentacji związanej z wdrożeniem e-usług w ramach projektu;
6. zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją projektu;
7. współpracę z innymi członkami zespołu pod względem prawidłowego wykonania projektu.

§ 7. Członek zespołu ds. zamówień odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;
2. przygotowanie i realizację postępowań w ramach zamówień publicznych;
3. opracowanie dokumentacji przetargowej, w tym sprawdzenie poprawności OPZ oraz przygotowanie warunków wyboru wykonawcy(-ów);
4. gromadzenie i przechowywanie dokumentów dot. Projektu w zakresie prowadzonych postępowań w ramach zamówień publicznych;
5. zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją projektu;
6. współpracę z innymi członkami zespołu pod względem prawidłowego wykonania projektu.

§ 8. Członek zespołu ds. serwisu internetowego odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji projektu;
2. współpracę z firmą doradczą oraz członkiem zespołu ds. informatycznych w zakresie wdrożenia nowego serwisu internetowego miasta;
3. wsparcie merytoryczne podczas prac związanych z budową serwisu internetowego miasta;
4. uruchomienie serwisu internetowego miasta, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ze standardem WCAG 2.1;
5. promocję projektu zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020;
6. zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją projektu;
7. współpracę z innymi członkami zespołu pod względem prawidłowego wykonania projektu.

§ 9. Członek zespołu ds. finansowych odpowiada za:

1. współpracę z Koordynatorem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;
2. przygotowanie planu finansowego Urzędu Miasta w zakresie dochodów i wydatków w ramach Projektu;
3. wnioskowanie o wprowadzenie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu Miasta związanych z uzyskaniem dotacji z budżetu państwa w ramach Projektu;
4. kontrolę zgodności operacji finansowych z planem finansowym i dokonywanie niezbędnych korekt planu finansowego;
5. składanie wyjaśnień, uzupełnianie dokumentów i przekazywanie informacji w zakresie dokonywanych w ramach Projektu operacji finansowych na każde żądanie instytucji Zarządzającej, a także w toku prowadzonych kontroli Projektu;
6. nadzór nad przepływami finansowymi w ramach Projektu w celu zapewnienia środków na jego terminową realizację;
7. stworzenie planu kont na potrzeby Projektu;
8. prowadzenie prawidłowego zaangażowania wydatków w ramach Projektu;
9. przygotowanie i realizację wszelkich płatności-przelewów bankowych w ramach Projektu;
10. prowadzenie kontroli pod względem formalno-rachunkowym dokumentów;
11. prowadzenie księgowań dowodów księgowych;
12. przygotowanie dokumentów księgowych niezbędnych do rozliczeń wydatków w ramach Projektu;
13. opisywanie dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami Projektu i polityką rachunkowości obowiązującą u Beneficjenta;
14. prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i dochodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, umożliwiającej identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem;
15. sporządzanie sprawozdań z finansowych;
16. przygotowywanie wydruków z informatycznej ewidencji księgowej oraz z bankowości elektronicznej, stanowiących załączniki do składanych wniosków o płatność;
17. przechowywanie i archiwizacja wszelkich dowodów księgowych zrealizowanych w ramach projektu w formie papierowej.
18. współpracę z innymi członkami zespołu pod względem prawidłowego wykonania projektu.

§ 10. Zobowiązuję wszystkich członków Zespołu do:

1. zapoznania się i stosowania zapisów zawartych:
   • w podręcznikach, wytycznych, regulacjach w sprawie wdrażania Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2021 oraz innych dokumentach dotyczących Projektu,
   • we Wniosku Aplikacyjny o Grant w projekcie „Cyfrowa gmina”,
   • w Umowie o powierzenie grantu;
2. wykonywania poleceń Koordynatora Projektu dotyczących realizowanego Projektu.

§ 11. W pracach Zespołu mogą uczestniczyć osoby spoza jego grona, zaproszone przez koordynatora do zespołu w charakterze doradców lub ekspertów.