Zarządzenie Nr 75/19
Burmistrza Miasta Siemiatycze

z dnia 19 kwietnia 2019 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Siemiatycki Klub Juniora” przebudowa budynku sanitarno-technicznego na potrzeby utworzenia świetlicy środowiskowej w Siemiatyczach

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Siemiatycki Klub Juniora” przebudowa budynku sanitarno-technicznego na potrzeby utworzenia świetlicy środowiskowej w Siemiatyczach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej, VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, Działanie 8.6 Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego, zwany dalej Zespołem w składzie:

1) kierownik projektu - Krzysztof Leszczyński
2) specjalista ds. technicznych – Agnieszka Koc
3) specjalista ds. robót budowlanych – Piotr Nielipiński
4) specjalista ds. rozliczeń – Grzegorz Twarowski
5) księgowy projektu – Elżbieta Boguszewska

§ 2. Zasady funkcjonowania Zespołu zawarte są w Regulaminie stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Zespół rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 4. Zespół powołuje się na okres trwania realizacji projektu, a także na czas zachowania jego trwałości.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

BURMISTRZ
mgr Piotr Siniakowicz

Załącznik do Zarządzenia Nr 75/19
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 19 kwietnia 2019 r.

Regulamin Zespołu ds. realizacji, koordynacji i monitorowania projektu: „Siemiatycki Klub Juniora” przebudowa budynku sanitarno-technicznego na potrzeby utworzenia świetlicy środowiskowej w Siemiatyczach

Regulamin funkcjonowania Zespołu

§ 1. Przedmiotem działań Zespołu jest całokształt prac związanych z przygotowywaniem, wdrażaniem, rozliczeniem oraz trwałością projektu "Siemiatycki Klub Juniora”, finansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne oraz pełnienie funkcji opiniodawczo-doradczej dla Burmistrza miasta w przedmiotowym zakresie. Zadania Zespołu, to w szczególności przygotowanie, realizacja i rozliczenie projektu zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPD.08.06.00-20-0275/18-00, podpisanej w dniu 04 kwietnia 2019 r., a także monitorowanie osiągniętych wskaźników, udzielanie wyjaśnień oraz udostępnianie dokumentacji na potrzeby kontroli projektu w okresie jego trwałości.

§ 2. Kierownik projektu odpowiada za:

1) terminową realizację projektu;

2) zapewnienie koordynacji pomiędzy wszystkimi fazami realizacji projektu;

3) realizowanie Projektu poprzez zarządzanie i kontrolę w zakresie rzeczowym zgodnie Harmonogramem rzeczowo-finansowym;

4) monitorowanie zmian w projekcie oraz kontrolę realizacji, koordynowanie czynności związanych z wydatkowaniem środków w tym zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych;

5) nadzór nad wykonywaniem harmonogramów realizacji Projektu i harmonogramów rzeczowo-finansowych;

6) organizowanie systematycznych narad koordynacyjnych dotyczących przebiegu i realizacji Projektu;

7) nadzorowanie opracowania dokumentacji przetargowej, w tym opracowania OPZ oraz warunków wyboru wykonawcy;

8) weryfikowanie faktur pod względem zgodności danych rzeczowo-finansowych oraz kontrola zgodności faktur pod względem merytorycznym;

9) nadzór na wyłonieniem inspektora(-ów) nadzoru inwestorskiego;

10) nadzór nad odbiorem prac wykonanych przez wykonawcę(-ów);

11) zapewnienie warunków i nadzór nad przechowywaniem dokumentów związanych z realizacją projektu tj. wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami, umowy o dofinansowanie Projektu, sprawozdania, harmonogramów, wniosków o płatność, korespondencji związanej z projektem i innych;

12) podział zadań między członkami zespołu.

§ 3. Specjalista ds. technicznych odpowiada za:

1) sporządzanie sprawozdań z rzeczowej realizacji Projektu;

2) przygotowanie i przeprowadzenie postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy(-ów) robót budowlanych oraz inspektora(-ów) nadzoru inwestorskiego;

3) zgłaszanie Koordynatorowi projektu ewentualnych problemów z realizacją inwestycji;

4) kontakt z Instytucją Zarządzającą w tym informowanie o zmianach w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie lub zagrożeniach dla realizacji Projektu w sposób, jaki ustalono w umowie o dofinansowanie;

5) udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;

6) sporządzanie wniosków sprawozdawczych i o płatność oraz ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej;

7) współpracę z partnerem projektu "Caritas Diecezji Drohiczyńskiej", która zajmie wsparciem przy realizacji projektu oraz prowadzeniem "Siemiatyckiego Klubu Juniora" w okresie trwałości projektu;

8) monitorowanie informacji związanych z listą dzieci korzystających z utworzonej świetlicy środowiskowej oraz oświadczeń rodziców/opiekunów tychże dzieci.

9) gromadzenie i przechowywanie dokumentów dot. Projektu;

10) działania informacyjne i promocyjne podejmowane w okresie realizacji projektu;

11) udział w naradach Kierownika projektu.

§ 4. Specjalista ds. budowlanych odpowiada za:

1) bieżącą współprace z inspektorem(ami) nadzoru i wykonawcą(-ami);

2) opracowanie dokumentacji przetargowej, w tym przygotowanie OPZ oraz warunków wyboru wykonawcy(-ów);

3) przygotowanie dokumentacji potrzebnej do wyłonienia inspektora nadzoru inwestorskiego;

4) akceptację realizacji prac wykonanych przez wykonawcy(-ów);

5) udział w odbiorach końcowych w ramach realizacji projektu;

6) kontrolę prawidłowości wykonania zakresu inwestycji zgodnie z projektem budowlanym;

7) zgłaszanie Kierownikowi projektu stwierdzonych nieprawidłowości lub wątpliwości związanych z realizacją inwestycji;

8) udział w naradach Kierownika projektu.

§ 5. Specjalista ds. rozliczeń odpowiada za:

1) wykonanie budżetu Projektu;

2) współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;

3) kontrolę dowodów księgowych pod względem poprawności ich wystawienia zgodnie z umową;

4) opisywanie dowodów księgowych, kontrolę poprawności ich wystawienia pod kątem zgodności z umową;

5) terminowe i kompletne przekazywanie dokumentów księgowych wraz z załącznikami do Referatu Finansowo-Budżetowego – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki;

6) wsparcie specjalisty ds. technicznych przy działaniach informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w okresie realizacji projektu;

7) wsparcie specjalisty ds. technicznych przy analizowaniu danych uczestników projektu tj. dzieci korzystających z utworzonej świetlicy środowiskowej oraz oświadczeń rodziców/opiekunów tychże dzieci;

8) weryfikowanie pod względem finansowym przygotowanych wniosków o płatność;

9) udział w naradach Kierownika projektu.

§ 6. Księgowy projektu odpowiada za:

1) współpracę z Kierownikiem projektu w zakresie prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu;

2) przygotowanie planu finansowego Urzędu Miasta w zakresie dochodów i wydatków w ramach Projektu;

3) wnioskowanie o wprowadzenie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu Miasta związanych z uzyskaniem środków europejskich i dotacji z budżetu państwa w ramach Projektu;

4) kontrolę zgodności operacji finansowych z planem finansowym i dokonywanie niezbędnych korekt planu finansowego;

5) składanie wyjaśnień, uzupełnianie dokumentów i przekazywanie informacji w zakresie dokonywanych                     w ramach Projektu operacji finansowych na każde żądanie instytucji Zarządzającej, a także w toku prowadzonych kontroli Projektu;

7) nadzór nad przepływami finansowymi w ramach Projektu w celu zapewnienia środków na jego terminową realizację;

8) stworzenie planu kont na potrzeby Projektu;

9) prowadzenie prawidłowego zaangażowania wydatków w ramach Projektu;

10) przygotowanie i realizację wszelkich płatności-przelewów bankowych w ramach Projektu;

11) prowadzenie kontroli pod względem formalno-rachunkowym dokumentów;

12) prowadzenie księgowań dowodów księgowych;

13) przygotowanie dokumentów księgowych niezbędnych do rozliczeń wydatków w ramach Projektu;

14) opisywanie dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami Projektu i polityką rachunkowości obowiązującą u Beneficjenta;

15) prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i dochodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, umożliwiającej identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem;

16) sporządzanie sprawozdań z finansowych;

17) przygotowywanie wydruków z informatycznej ewidencji księgowej oraz z bankowości elektronicznej, stanowiących załączniki do składanych wniosków o płatność;

18) przechowywanie i archiwizacja wszelkich dowodów księgowych zrealizowanych w ramach projektu w formie papierowej;

19) udział w naradach Kierownika projektu.